Le devis
Un prix annoncé avant le travail, et tenu pendant une durée que vous fixez. Accepté et signé, il devient un engagement — le vôtre autant que celui du client.
Ce qui le rend utile
- Une durée de validité écrite : sans elle, un prix donné il y a six mois vous est opposé aujourd’hui
- Le détail des lignes : ce qui est compris, et donc ce qui ne l’est pas
- Un délai d’exécution
- Une ligne « bon pour accord » avec date et signature
Devis, proforma : la différence
Les deux annoncent un prix sans être des factures. Le devis s’adresse au client et attend sa signature ; la proforma s’adresse le plus souvent à une banque ou à la douane, qui veulent voir un montant sur un document à en-tête. En pratique : si vous attendez un accord, faites un devis ; si on vous demande une pièce pour un dossier, faites une proforma.
Ne lui donnez pas un numéro de facture
Un devis ne se comptabilise pas, n’enregistre aucune vente et n’ouvre aucun droit à déduction de TVA. Il doit donc porter sa propre série — DEV-2026-001, par exemple — et jamais un numéro pris dans celle de vos factures. Quand le client accepte, vous émettez une facture, avec son numéro à elle.
Le transformer en facture
Dans l’application, un devis accepté se convertit en facture sans retaper les lignes : le client, les articles, les quantités et les taux sont repris tels quels, et la facture reçoit un numéro de la série des factures. C’est le moment où la recopie manuelle fait le plus d’erreurs, et celui qu’on supprime.
Fichier .xlsx — s'ouvre dans Excel, LibreOffice, WPS et Google Sheets. Les totaux sont des formules.
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عرض السعر (devis)
سعر يُعلَن قبل العمل، ويُحترَم مدّةً تحدّدها أنت. وإذا قُبل ووُقّع صار التزاماً — التزامك أنت كما التزام الزبون.
ما يجعله نافعاً
- مدّة صلاحية مكتوبة: وبدونها يُحتجّ عليك اليوم بسعر أعطيته قبل ستّة أشهر
- تفصيل السطور: ما هو مشمول، وبالتالي ما ليس مشمولاً
- أجل التنفيذ
- سطر «موافَق عليه» بالتاريخ والتوقيع
عرض السعر والفاتورة الأولية: الفرق
كلاهما يعلن سعراً دون أن يكون فاتورة. عرض السعر موجَّه للزبون وينتظر توقيعه؛ أمّا الفاتورة الأولية فتُوجَّه غالباً لبنك أو للجمارك، يريدان رؤية مبلغ على وثيقة رسمية. عملياً: إن كنت تنتظر موافقة فاعمل عرض سعر، وإن طُلبت منك وثيقة لملفّ فاعمل فاتورة أولية.
لا تعطه رقم فاتورة
عرض السعر لا يُقيَّد محاسبياً، ولا يسجّل بيعاً، ولا يفتح حقّ خصم الرسم. فليحمل سلسلته الخاصة — DEV-2026-001 مثلاً — ولا يحمل أبداً رقماً من سلسلة فواتيرك. وكي يقبل الزبون تُصدر فاتورة برقمها الخاص.
تحويله إلى فاتورة
في التطبيق، عرض السعر المقبول يتحوّل إلى فاتورة بلا إعادة كتابة السطور: الزبون والأصناف والكمّيات والنسب تُؤخذ كما هي، وتأخذ الفاتورة رقماً من سلسلة الفواتير. وهذه هي اللحظة التي يكثر فيها خطأ النسخ اليدوي، وهي التي نُلغيها.
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